Chuyển đổi số quy trình kho — từ Excel sang hệ thống quản lý chuyên nghiệp, tối ưu luồng nhập-xuất-tồn kho cho nhà máy sản xuất nhôm.
Khảo sát thực tế quy trình, dữ liệu và hiện trường nhà kho Mecalium
File 12 sheets song ngữ Việt-Trung. Dễ sai sót, khó đồng bộ giữa các phòng ban, không theo dõi realtime.
Nhập kho NVL, Xuất kho, Xử lý hàng NG, Quản lý FIFO (12 màu tem), Báo cáo tồn kho hàng ngày.
Kệ sắt công nghiệp, xe nâng HANGCHA, pallet nhôm thanh. Chưa có barcode/QR code.
Báo cáo tồn kho phải làm thủ công trước 10h sáng. Sai sót tích lũy qua mỗi ngày.
Phiếu lĩnh, phiếu xuất cần chữ ký nhiều cấp. Mất thời gian, khó truy vết.
Không kiểm soát chặt xuất kho. Nhân viên có thể xuống kho lĩnh vật tư khi không có NV kho.
Nhiều nguồn NG (đầu vào, khách trả, xưởng trả). Cần duyệt BGD nhưng quy trình thủ công.
Hệ thống kho liên quan đến hầu hết bộ phận trong công ty
Hình dung cụ thể sự thay đổi trong từng quy trình vận hành kho sau khi triển khai WMS Mecalium
Trải nghiệm giao diện trực tiếp trước khi triển khai chính thức
Giao diện quản lý kho trên trình duyệt — dashboard, workflow duyệt phiếu, báo cáo & tồn kho realtime.
Giao diện mobile-first cho nhân viên kho — quét mã vạch, nhập/xuất kho trực tiếp tại kệ hàng.
Mở Prototype ↗Linh hoạt theo ngân sách và mức độ chuyển đổi số mong muốn
Nhập-xuất-tồn kho (NVL & TP) theo PO, in mã vạch tra cứu tồn kho. Không phân quyền, không duyệt.
Toàn bộ PA.A + quản lý user, phân quyền, duyệt theo quy trình, báo cáo đầy đủ.
Nhập-xuất-tồn kho NVL & TP theo PO, mã vạch tra cứu nhanh — không phân quyền, không duyệt
Master data: mã hàng, tên NVL, quy cách, đơn vị, màu sắc. Cấu hình (BOM) quy đổi: 1 TP cần bao nhiêu NVL. Import Excel.
NVL: Nhập theo PO — từ PO xác định số lượng TP, theo config tính ra NVL cần nhập. TP: Nhập thành phẩm từ SX.
NVL: Xuất nguyên vật liệu cho SX. TP: Xuất thành phẩm cho khách hàng.
Tồn kho realtime theo mã VL (NVL & TP riêng). Xuất-Nhập-Tồn theo tháng. Cảnh báo mức tồn thấp.
Import/tạo PO. Từ PO tính số lượng TP cần sản xuất → NVL cần nhập (theo BOM config). Liên kết PO ↔ phiếu nhập/xuất.
In mã vạch cho vật liệu/thành phẩm. Giám đốc quét mã vạch → xem ngay số lượng tồn kho hiện tại.
| # | Hạng mục | Chi tiết công việc | Thành tiền (VNĐ) |
|---|---|---|---|
| 1 | Phân tích & thiết kế | BA, UI/UX, thiết kế DB schema, BOM config | 6.000.000 |
| 2 | M1. Danh mục & Cấu hình | Master Data + config quy đổi TP→NVL + Import Excel | 7.500.000 |
| 3 | M2. Nhập kho | Nhập NVL theo PO (auto tính NVL) + Nhập TP từ SX | 6.000.000 |
| 4 | M3. Xuất kho | Xuất NVL cho SX + Xuất TP cho khách | 5.000.000 |
| 5 | M4. Tồn kho | Realtime NVL & TP + cảnh báo mức tồn thấp | 3.500.000 |
| 6 | M5. Quản lý PO | Import PO, tính TP→NVL, liên kết nhập/xuất kho | 5.000.000 |
| 7 | M6. Mã vạch | In mã vạch + quét xem tồn kho | 3.000.000 |
| 8 | Testing & Bug fix | Kiểm thử toàn bộ chức năng | 4.000.000 |
| 9 | Deployment & Training | Deploy lên cloud + hướng dẫn sử dụng | 4.000.000 |
| Tổng cộng PA.A · chưa VAT 10% | 44.000.000 | ||
Bao gồm PA.A + quản lý user, phân quyền, duyệt theo quy trình, báo cáo đầy đủ
9+ roles: Admin, QL Kho, NV Kho, Thu mua, SX, QC, KD/XNK, BGD, Kế toán. Mỗi role thấy đúng chức năng.
SX tạo phiếu → QL bộ phận duyệt → Kho xác nhận & xuất. Tracking trạng thái realtime.
Bộ phận tạo PR → Trưởng phòng duyệt → Thu mua xử lý → BGD duyệt (giá trị cao).
KD/XNK yêu cầu → Kho kiểm tra → QC kiểm tra → BGD duyệt phiếu MHRN → Xuất.
Phân loại NG (đầu vào, khách trả, xưởng trả). Xin duyệt → 4 hướng xử lý: trả NCC, xử lý lại, báo phế, thanh lý.
FIFO tự động, Stocktake, Dashboard realtime với biểu đồ, Notification system.
| # | Hạng mục | Chi tiết công việc | Thành tiền (VNĐ) |
|---|---|---|---|
| 1 | Phân tích & thiết kế | BA, UI/UX, DB schema, workflow engine design | 8.000.000 |
| 2 | M1. Danh mục & Cấu hình | Master Data + config quy đổi TP→NVL + Import Excel | 5.500.000 |
| 3 | M2. Nhập kho | Nhập NVL theo PO (auto tính NVL) + Nhập TP từ SX | 4.500.000 |
| 4 | M3. Xuất kho | Xuất NVL cho SX + Xuất TP cho khách | 3.500.000 |
| 5 | M4. Tồn kho | Realtime NVL & TP + cảnh báo mức tồn thấp | 2.500.000 |
| 6 | M5. Quản lý PO | Import PO, tính TP→NVL, liên kết nhập/xuất, tracking | 4.000.000 |
| 7 | M6. Mã vạch | In mã vạch + quét xem tồn kho + Báo cáo | 2.000.000 |
| 8 | M7. Quản lý user & Phân quyền | Multi-role (9+ roles) theo phòng ban | 5.000.000 |
| 9 | M8. Yêu cầu lĩnh liệu | Workflow: SX tạo → QL duyệt → Kho xuất | 4.500.000 |
| 10 | M9. Yêu cầu mua hàng | PR → Trưởng phòng duyệt → Thu mua → BGD | 5.500.000 |
| 11 | M10. Duyệt xuất hàng | KD yêu cầu → Kho → QC → BGD duyệt MHRN | 5.000.000 |
| 12 | M11. Quản lý hàng NG | Full workflow: phân loại, duyệt, 4 hướng xử lý | 6.000.000 |
| 13 | M12. FIFO tự động | Gợi ý vị trí xuất, cảnh báo hàng quá hạn | 3.500.000 |
| 14 | M13. Kiểm kê | Tạo phiên kiểm kê, so sánh chênh lệch, điều chỉnh | 3.500.000 |
| 15 | M14. Dashboard & Báo cáo | Dashboard realtime + biểu đồ + báo cáo nâng cao + Export | 7.000.000 |
| 16 | M15. Thông báo | Notification phiếu cần duyệt, cảnh báo tồn kho | 3.000.000 |
| 17 | Testing & Bug fix | Kiểm thử toàn bộ chức năng + UAT | 5.500.000 |
| 18 | Deployment & Training | Deploy, migrate dữ liệu Excel, training phòng ban | 4.500.000 |
| Tổng cộng PA.B · chưa VAT 10% | 83.000.000 | ||
Bảng đối chiếu chi tiết để lựa chọn phương án phù hợp
| Tiêu chí | PA.A — Cơ bản | PA.B — Nâng cao |
|---|---|---|
| Ngân sách | 44.000.000 VNĐ | 83.000.000 VNĐ |
| Thời gian | ~6 tuần | ~16 tuần |
| Số users | 3-5 users | 15-30 users |
| Nhập kho | ✓ NVL (theo PO) + TP | ✓ Đầy đủ + Workflow duyệt |
| Xuất kho | ✓ NVL + TP | ✓ Đầy đủ + Workflow duyệt |
| Tồn kho realtime | ✓ Có | ✓ + FIFO + Cảnh báo |
| PO → Config NVL | ✓ Auto tính NVL từ PO | ✓ + Tracking tiến độ |
| Mã vạch / QR | ✓ In + Quét xem tồn | ✓ In + Quét xem tồn |
| Quản lý user & Phân quyền | — Không | ✓ Multi-role (9+) |
| Duyệt theo quy trình | — Không | ✓ Xin - Duyệt - Xuất/Nhập |
| Quản lý hàng NG | — Không | ✓ Full workflow xử lý |
| FIFO tự động | — Không | ✓ Tự động |
| Báo cáo nâng cao & Dashboard | — Không | ✓ Realtime + Biểu đồ |
| Phù hợp cho | Nhập/xuất/tồn cơ bản, thay Excel | Hoàn chỉnh toàn bộ quy trình |
Timeline chi tiết cho từng phương án
Nền tảng công nghệ hiện đại, dễ mở rộng
Có thể bổ sung thêm trong quá trình triển khai hoặc sau go-live
Ứng dụng iOS/Android cho nhân viên kho thao tác nhanh tại hiện trường.
Đồng bộ dữ liệu nhập/xuất kho với phần mềm kế toán hiện có.
Báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
Lựa chọn phương án phù hợp với nhu cầu và mức độ chuyển đổi số mong muốn
Nhập/xuất/tồn kho NVL & TP theo PO, config quy đổi NVL, in mã vạch tra cứu tồn kho. Không phân quyền.
Có thể nâng cấp lên PA.B sau khi ổn định.
Toàn bộ PA.A + quản lý user, phân quyền, duyệt theo quy trình, báo cáo đầy đủ.
Đáp ứng đầy đủ các chức năng yêu cầu.